Solimas.

Waarom je videomeetings niet langer dan een half uur zouden moeten duren en meer conclusies na 4 maanden thuiswerken.

In de afgelopen vier maanden is de manier waarop we werken drastisch veranderd. Maar zijn deze veranderingen blijvend? In haar tweede Work Trend Index rapport probeert Microsoft die vraag te beantwoorden door inzichten uit drie verschillende bronnen te combineren: hoe gebruikers omgaan met de tools, conclusies uit een Harris Poll enquête en bevindingen uit meer dan dertig onderzoeksprojecten binnen heel Microsoft om de ervaringen van thuiswerkers te begrijpen via enquêtes, interviews, focusgroepen en hersenonderzoek.

Hersenonderzoek door Microsoft Human Factors Labs wijst uit dat remote work en videovergaderingen onze hersenen zwaarder belasten dan in person werken.

Onderzoekers vroegen 13 tweetallen om gelijksoortige taken samen uit te voeren – een keer in person en een keer remote. De proefpersonen droegen EEG-sensoren om veranderingen in hersengolven te kunnen registreren. Hieruit kwam naar voren dat samenwerken op afstand mentaal uitdagender is dan wanneer twee personen in dezelfde ruimte samenwerken. Daarbij werden vooral grotere hersengolf patronen waargenomen die geassocieerd worden met stress en overwerktheid bij werken op afstand.

Samenwerken op afstand is moeilijker,

Maar de transitie terug naar fysiek samenwerken zou wel eens net zo lastig kunnen zijn.

Een andere, onverwachte, vondst: als de eerste keer dat het koppel samenwerkte op afstand plaatsvond, lieten hersengolven zien dat het daarna moeilijker voor hen was om in person samen te werken.

De studie vond dus twee belangrijke uitkomsten. In een wereld die grotendeels op afstand werkt vinden mensen samenwerken op afstand een mentale uitdaging.

Maar tegelijkertijd wordt het moeilijker voor mensen, naarmate men meer frequent op kantoor gaat werken, om in person samen te werken dan vóór COVID-19 iedereen naar de eettafel dwong.

Video meetings leiden aantoonbaar tot vermoeidheid

Een tweede studie concludeerde dat hersengolf patronen die geassocieerd worden met overwerk en stress significant hoger zijn in video meetings dan tijdens non-meeting werk zoals het schrijven van e-mails. Ook vond men dat, doordat men zich langduriger intensief moet concentreren, vermoeidheid boven komt zetten na ongeveer 30-40 minuten vergaderen.

Als je dagen gevuld zijn met videovergaderingen doen de eerste stressverschijnselen zich al na de eerste 2 uur van je werkdag voor. De studie suggereert een aantal factoren die kunnen leiden tot dit soort ‘meeting fatigue’:

• Continu moeten focussen op je scherm om relevante informatie binnen te krijgen en betrokken te blijven;
• Minder non-verbale communicatie die helpt bij het ‘lezen van de ruimte’ (reading the room) of iets simpels als het weten wie er aan de beurt is om te praten;
• Het delen van je scherm, waarbij je weinig zicht hebt op de mensen waarmee je interacteert.

Wat doe je ertegen?

• Neem regelmatig pauzes – iedere twee uur – om je brein weer op te laden;
• Beperk de lengte van vergaderingen tot een half uur of;
• Doorbreek langere vergaderingen met korte pauzes als dat mogelijk is.

Ook heeft Microsoft een aantal nieuwe updates aangekondigd voor Teams waarmee het makkelijker moet worden om beter te verbinden met de mensen waarmee je werkt en om meeting fatigue te verminderen. De meest opvallende daarvan zijn Together mode en Dynamic view.

Together mode

Together mode is een nieuwe optie binnen Teams die AI-segmentatietechnologie gebruikt om deelnemers digitaal in een gedeelde achtergrond te plaatsen. Hierdoor voelt het alsof je in dezelfde ruimte zit, waardoor je minder snel afgeleid raakt, je makkelijker non-verbale signalen oppikt en gesprekken natuurlijker aanvoelen.

De eerste onderzoeken met behulp van biosensoren die hersenactiviteit meten laten zien dat het deelnemen aan een meeting in Together mode de hersenen aanzienlijk minder belast dan in de grid view die nu nog de standaard is voor videovergaderingen binnen Teams. Dit suggereert dat Together mode zou kunnen helpen bij het verminderen van de vermoeidheid die veel gebruikers ervaren.

Dynamic view

Dynamic view is een set verbeteringen aan de traditionele Teams ervaring die betrokkenheid verhogen. Met behulp van AI zullen meetings nu on the fly gedeelde content en videodeelnemers optimaliseren. Ook zijn er een aantal nieuwe bedieningsfeatures waarmee je de weergave kunt aanpassen aan je eigen voorkeuren.

De invloed van corona op werk is blijvend

In bijna al het onderzoek dat Microsoft gedaan heeft de afgelopen maanden komt één thema telkens weer naar boven: deze pandemie heeft de vermenging van werk en privé versneld en zou de dynamiek van de werkplek wel eens voorgoed kunnen veranderen.

Meer dan de helft van de ondervraagde ouders (54%) geeft aan dat het moeilijk is om het huishouden te combineren met thuiswerken. Millennials hebben hier het meeste last van, samen met de nieuwste generatie werkers: Generatie Z. Niet zo gek ook: de kans is groot dat deze groep werkers jongere kinderen heeft of momenteel een fulltime werkplek deelt met huisgenoten.

Het balanceren van zorgen voor kinderen en werken op afstand mag dan misschien tijdelijk zijn – de impact op hoe we naar onze collega’s kijken is waarschijnlijk blijvend. 62% van de ondervraagden gaf aan dat zij meer empathie hebben voor hun collega’s nu zij een beter beeld hebben van hoe het er thuis aan toegaat. Vooral in China (91%) en in Mexico (63%) nam de empathie richting collega’s toe.

In sommige gevallen zorgt de transitie naar werken op afstand ook voor meer inclusiviteit. Meer dan de helft (52%) van de respondenten laat weten zich meer gewaardeerd of inbegrepen te voelen in vergaderingen op afstand omdat iedereen nu in dezelfde virtuele ruimte zit. Vooral in China (65%) en Duitsland (57%) wordt deze inclusiviteit sterk gevoeld. Microsoft heeft ook gezien dat de chatfunctie in vergaderingen een kanaal is geworden waarin meer mensen hun perspectief kunnen delen: het aantal chatberichten binnen Teams is tussen 1 maart en 1 juni vertienvoudigd.

De 9-5 werkdag lijkt te gaan verdwijnen

In haar vorige rapportage over de maand maart zag Microsoft de gemiddelde tijd tussen het eerste en laatste gebruik toenemen met meer dan een uur. Is de 9 tot 5 werkweek van vijf dagen dan aan het verdwijnen?

De data zeggen van wel. In Teams is te zien dat mensen ’s ochtends en ’s avonds vaker werken, maar ook in het weekend. Het aantal chatgesprekken buiten de ‘normale’ werkdag – tussen 8 en 9 uur ’s ochtends en 6 en 8 uur ’s avonds – is meer toegenomen dan ieder ander tijdstip: tussen de 15 en 23 procent. Ook het aantal weekendwerkers is toegenomen – het aantal Teams chats op zaterdag en zondag is met meer dan 200% gestegen!

Om je tijd beter te controleren in je nieuwe werkomgeving zijn er features in Teams zoals focus status die je collega’s laten weten dat je tijd gereserveerd hebt in je agenda om echt geconcentreerd te werken. Je kunt ook stille uren en zelfs stille dagen instellen om notificaties te dempen in Teams wanneer je dat wilt.

Reflect messaging in Teams

De komende weken komt Microsoft met een Reflect messaging extensie in Teams waarmee managers makkelijker een vinger aan de pols kunnen houden bij hun team over onderwerpen als werk-privé balans. De voorgestelde, aanpasbare check-in vragen beslaan verschillende onderwerpen en zijn specifiek ontworpen om het emotionele welzijn van het team te meten. Teamleden kunnen hun antwoorden publiek indienen of anoniem.

Wij denken dat deze vermenging van werk en privé een duurzame trend is voor de workplace en daarin ligt een sterk potentieel voor technologie om een aantal van de bijbehorende uitdagingen te verzachten.

Fysieke kantoren? Die blijven.

Een groot deel van de wereld heeft de afgelopen vier maanden op z’n minst part-time thuisgewerkt. Veel mensen vragen zich dan ook af of fysieke kantoren in de toekomst nog wel zullen blijven bestaan. Wij denken dat het een mix zal zijn van in-person samenwerken en samenwerken op afstand.

Onderzoek van Microsoft ondersteunt deze visie. Zo verwacht 82% van de ondervraagde managers dat thuiswerkbeleid flexibeler zal worden in het tijdperk na de pandemie. Ook geeft 71% van de ondervraagde managers en werknemers aan dat zij op zijn minst part-time vanuit huis willen blijven werken. In focusgroepen komt hetzelfde soort sentiment naar voren.

Maar er blijven valkuilen bij het thuiswerken

We proberen er allemaal natuurlijk het beste van te maken, maar er blijven een aantal pijnpunten. Zo geeft bijna 60% van de ondervraagden aan dat ze zich minder verbonden voelen met hun collega’s sinds ze op afstand zijn gaan werken. In China schoot dit percentage zelfs naar 70%.

Bovendien gaf in een andere studie maar 35% van de 570 ondervraagden aan een dedicated thuiskantoor te hebben. En maar 5% van de ondervraagden uit de Harris Poll woont alleen. Geen wonder dus dat afleiding, verbindingsproblemen en een gebrek aan een ergonomische werkomgeving genoemd werden als de grootste struikelblokken van thuiswerken.

Hieruit valt te concluderen dat, hoewel de werkplek van de toekomst meer thuis zal zijn dan ooit, het fysieke kantoor – met voordelen als verbonden, ergonomische werkruimtes en kansen om te socializen en met je team te verbinden – zeer waarschijnlijk nog steeds een van de kernonderdelen van de werkplek van de toekomst zal zijn.